La dématérialisation des processus d’entreprise, principe fondamental dans la digitalisation d’une entreprise, prend de plus en plus d’ampleur. Depuis le 1er Octobre 2017, les organismes publics montrent l’exemple en « dématérialisant » l’ensemble de leur service, notamment celui des factures.
La dématérialisation des factures c’est quoi ?
Aujourd’hui, ce processus comporte l’ensemble des procédés mis en œuvre au sein d’une entreprise afin de supprimer, numériser et enfin remplacer tous les supports papiers au profit des fichiers informatiques.
Facturation électronique et cadre légal
Déjà évoquée en 2008, la LME (Loi de Modernisation de l’économie) donnait déjà l’obligation à tous les services publics d’accepter l’intégralité des factures électroniques émises par ses fournisseurs. Cependant, ce n’est que 6 ans plus tard que de réelles normes en matière de facturation sont prononcées, notamment par l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014.
Cette directive, visant à obliger les entreprises privées à dématérialiser leur mode de facturation — afin de pouvoir collaborer avec le secteur public —, prévoie le calendrier suivant :
- 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises de plus 5 000 salariés.
- 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaires de 250 à 4 999 salariés.
- 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises de 10 à 249 salariés.
- 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises moins de 10 salariés.
L’État montre la marche à suivre en se positionnant comme l’un des premiers protagonistes à s’actualiser. Cependant, cette ordonnance concerne uniquement la collaboration entre le secteur privé et les organismes publics — c’est à dire État, collectivités territoriales et les établissements publics.
L’ordonnance de juin 2014. L’article 222 de la Loi Macron du 6 août 2015 vient alors renforcer cette envie de progrès dans le milieu de la facturation, en étendant ce dispositif aux échanges dans le secteur privé.
Par ailleurs, chaque entreprise mettant en place ce type d’initiative se verra acquérir un « avantage concurrentiel » non négligeable. En effet, d’ici deux ans les services publics travailleront exclusivement avec des sociétés ayant dématérialisé leur service de facturation.
Quels avantages ?
Plusieurs études, menant toutes au même résultat, montrent un manque d’efficacité cuisant au sein de nombreux services de facturation. Factures oubliées, perdues et délais de paiement toujours plus long, ne sont que les difficultés les plus visibles auxquelles ces services sont confrontés et où cette digitalisation permettrait d’y faire face.
Au-delà de ces oublis et autres erreurs « humaines », cette innovation dans le domaine des factures offre davantage de bénéfices, aussi bien directs qu’indirects.
Nous mettrons en lumière 4 axes d’amélioration que peut observer une entreprise à la suite de ce changement :
Gain de temps :
L’automatisation des processus, la diminution des temps de traitement ainsi que la réduction des manipulations de documents sont autant d’avantages impliquant un gain de temps et d’énergie pour l’entreprise.
Réduction de coûts :
Au centre de cette dématérialisation, la réduction de la consommation de papier permettra à l’entreprise d’importante réduction de coûts. Notons que le gain de temps permettra aussi une réduction des coûts.
Optimisation de la gestion :
Outre la réduction des coûts et le gain de temps, la dématérialisation des factures améliore et ordonne considérablement les processus de gestion des factures de l’entreprise. On pourra apprécier l’amélioration de la traçabilitédes documents, la garantie de la bonne remise des documents, l’accélération de la validation des factures, l’optimisation de la fluidité des échanges et de la gestion de la trésorerie et enfin une meilleure maîtrise des délais de paiement.
Environnement :
Même si à première vue ces procédés numériques visent à augmenter l’efficience d’une entreprise, rappelons que cette dématérialisation est également au service de l’environnement. En mettant en place ces pratiques, les entreprises diminueront de façon notable leur empreinte écologique.
Concrètement sur le terrain :
30% du temps d’un comptable est réservé à une unique tâche, celle de la saisie manuelle des factures fournisseurs. Ce virage numérique dans le domaine de la facturation, permettrait une économie de l’ordre de 62% par rapport à un traitement papier. Additionnée à cette économie de coût, une réduction de 30% est constatée face au temps de traitement des factures papiers.
En définitif, suivant un schéma « classique » de facturation, le coût d’une facture entrante serait de l’ordre de 17€ et de 7,5€ pour une facture sortante, contre 4,5€ en moyenne pour les factures suivant un schéma « numérique ».
Impact sur les habitudes de paiement
La difficulté à payer ses factures en France reste une problématique persistante et apparait comme un enjeu majeur pour les entreprises. La réduction des retards de paiement, qui en moyenne atteignent 13 jours, semblerait être compatible avec la dématérialisation des factures.
Une chose est sûre, nombre d’erreurs « humaines » — pertes, oublis, problèmes de conformités etc… — pourront être évitées, palliant dans une certaine mesure aux 4 à 6% des factures litigieuses (Voir l’ensemble des axes d’amélioration).
Cette dématérialisation permettrait d’avoir une vision consolidée du processus de paiement, mais elle ne garantit en aucun cas une amélioration des habitudes de paiement des consommateurs et fournisseurs.
Chez Cofag & Associés, nous avons déjà amorcé cette dématérialisation par soucis pour l’environnement mais également pour fluidifier notre processus de facturation et nous permettre une meilleure interactivité avec nos clients.
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